Registre secundare
Accesează registre publice digitale pentru stare civilă, agricole și evidență populație.
Flexibilitate în gestionarea documentelor
Registre multiple adaptate la nevoile fiecărui departament
Avantajele registrelor secundare
Organizare superioară și eficiență sporită
Autonomie departamentală
Fiecare departament își gestionează propriile documente cu reguli specifice, fără să interfereze cu altele.
Securitate granulară
Permisiuni stricte: doar angajații din HR văd dosarele de personal, doar financiar-ul vede facturile sensibile.
Workflow specializat
Fiecare registru are propriul circuit de aprobare adaptat la specificul documentelor: contracte altfel decât facturi.
Raportare unificată
Secretariatul general poate extrage rapoarte cross-registre: toate documentele nefinalizate din toate departamentele.
Gestionarea dosarelor de personal
Registru specializat pentru departamentul resurse umane: înregistrare contracte de muncă, acte adiționale, concedii, deciziis director. Numerotare hr-###/2025. Workflow specific: verificare juridic → semnătură director → arhivare în dosarul angajatului. Câmpuri personalizate: nume angajat, funcție, tip act, dată începere.
Tipuri de registre disponibile
Template-uri pre-configurate pentru departamente comune
Registru achiziții publice
Pentru departamentul achiziții: sicap notificări, seap documentații, contracte câștigătoare, procese-verbale recepție.
Registru comunicare
Pentru relații publice: comunicate de presă, invitații evenimente, răspunsuri la jurnaliști, materiale promoționale.
Registru IT
Pentru departamentul IT: cereri asistență tehnică, achiziții echipamente, licențe software, incidente de securitate.
De ce să folosești registre specializate
Organizare profesională și performanță optimă
Reducere semnificativă căutare documente
Documentele sunt deja categorisite per departament și tip. Financiarul nu caută în documente tehnice, hr nu vede contracte achiziții.
Rapoarte specializate
Rapoarte adaptate fiecărui departament: HR vede statistici angajări/demisii, financiar vede volumul factură pe furnizori.
Conformitate reglementări
Registre departamentale respectă cerințele specifice: registru de evidență a contractelor de muncă conform codului muncii.
Căutare avansată
Filtrare precisă: contracte juridic semnate între ianuarie-martie cu valoare multiple.000 lei. Imposibil în registratură unică.
Documente contabile și fiscale
Registru pentru departamentul financiar-contabil: factură primite, ordine de plată, situații financiare, rapoarte către trezorerie. Numerotare fc-###/2025. Validare automată: facturi trebuie să aibă anexat documentul justificativ. Integrare cu software de contabilitate pentru sincronizare automată intrări în factură.
Registre nelimitate pentru orice nevoie
Creează câte registre secundare ai nevoie, fiecare cu numerotare proprie, câmpuri personalizate, workflow specific și permisiuni dedicate. Totul gestionat centralizat.
Numerotare independentă configurabilă (prefix + număr + an)
Formulare de înregistrare personalizate per registru
Workflow-uri dedicate cu pași specifici fiecărui departament
Raportare consolidată cross-registre la nivel de management
Cum funcționează registrele secundare
Autonomie departamentală cu vizibilitate centralizată
Configurare registru
Administratorul creează registru nou (ex: registru contracte juridic), definește numerotare (ex: cj-###/2025) și regulile specifice.
Permisiuni acces
Se stabilesc cine poate înregistra, vizualiza, modifica sau aproba documente în acel registru. Departamentele lucrezază autonom.
Înregistrare specialized
Formulare personalizate per tip registru: contracte cer valoare și părți, avize tehnice cer tip construcție și adresă.
Raportare consolidată
Managementul superior poate vedea rapoarte consolidate din toate registrele: volumul total, termene, blocaje pe departamente.
Personalizare completă
Adaptează fiecare registru la nevoile exacte ale departamentului
Câmpuri custom
Adaugă câmpuri specifice: valoare contract, tip document, număr angajat, adresă imobil. Validare automată (CNP valid, email corect).
Template documente
Generare automată documente din template: contract de muncă se completează din datele înregistrării, proces-verbal se generează cu ștampilă.
Integrare cross-registre
Un document poate declanșa înregistrare automată în alt registru: contract semnat în juridic → creare înregistrare în registrul financiar.
API Third-Party
Conectare aplicații externe prin REST API securizat
Contracte și acte juridice
Registru dedicat serviciului juridic: contracte de achiziție, parteneriat, închiriere, protocoale de colaborare. Numerotare cj-###/2025. Workflow: redactare → verificare conformitate → aprobare comisie achiziții → semnare electronic director → înregistrare la financiar. Alerte pentru contracte care expiră în 30 de zile.
Securitate și control acces
Izolare date
Fiecare registru are date izolate: utilizatorii din HR nu pot accesa deloc registrul financiar dacă nu au permisiune explicită.
Roluri specializate
Roluri specifice per registru: operator hr poate înregistra dar nu șterge, șef hr poate aproba, director hr poate configura registrul.
Audit separat
Jurnal de acțiuni separat per registru pentru audit ușor: toate modificările în registrul contracte în ultima lună.
Retenție configurabilă
Politici de păstrare diferite: contracte hr 50 ani, facturi 10 ani, comunicări 1 an. Ștergere automată conform legislației.
Funcționalități bonus
Mai mult decât registre simple
Statistici departamentale
Dashboards dedicate per departament: volumul de lucru, timpi medii procesare, documente blocate, performanță funcționari.
Alerte specifice
Notificări adaptate: contracte care expiră în 30 zile (juridic), facturi neachitate (financiar), concedii medicale prelungite (HR).
Export specialized
Export rapoarte în formate specifice: excel pentru financiar cu formule, PDF pentru arhivare, xml pentru anaf.
Interconectare registre
Legături între documente din registre diferite: contract în registrul juridic legat de factură în registrul financiar.
Autorizații, avize și proiecte tehnice
Registru pentru serviciul tehnic/urbanism: cereri autorizații construire, certificate de urbanism, avize tehnice, documentații puz/pud. Numerotare at-###/2025. Integrare cu sistem gis pentru vizualizare pe hartă. Status specific: în verificare completitudine → avizare comisie tehnică → emis/respins.
Cazuri de utilizare avansate
Scenarii reale de implementare
Primărie medie (20.000 locuitori)
7 registre secundare: general, hr, financiar, urbanism, achiziții, juridic, comunicare. Fiecare departament autonom cu raportare la secretar.
Consiliu județean
registre multiple: câte unul per direcție (drumuri, învățământ, sănătate, cultură, tineret, sport) plus registre suport (IT, achiziții, juridic).
Agenție guvernamentală
Registre per proiect: fiecare proiect finanțat (pnrr, por, norway grants) are registru dedicat cu nomenclator specific și raportare separată.
Automatizare completă
Workflow-uri automate și integrare cu alte sisteme